Proceso de evaluación del CEAI

     

    El proceso de evaluación del CEAI tiene por fin apoyar la mejora de la calidad de las instituciones de educación superior (IES) y sus programas académicos, así como su aseguramiento desde la gestión institucional. En este sentido, los procedimientos contemplan diferentes momentos en los que se acompañarán a las IES para que los requerimientos internacionales puedan ser alcanzados. Para este proceso es importante tener en cuenta que:

    • Los objetos de evaluación serán candidatos al proceso evaluativo del CEAI, preferentemente después de haber pasado por un ejercicio de evaluación nacional, a fin de que cuenten con una experiencia previa que permita fortalecer el ejercicio de evaluación internacional.
    • Un requisito para la puesta en marcha de la evaluación es que el objeto evaluado desarrolle un proceso de sensibilización de la misma, dirigido a su comunidad, a fin de promover la viabilidad del proceso y promover que sea un ejercicio participativo de la comunidad de las instituciones de educación superior.
    • Se realizará de forma ética y como un ejercicio equitativo, equilibrado y objetivo.
    • Los juicios de valor del objeto de evaluación se realizarán con base en el contexto de la institución, la región y el país.
    • El punto de partida es la autoevaluación, bajo principios comunes y considerando las particularidades del evaluado. Posteriormente, se someterá a una evaluación externa, donde se tomará en cuenta la opinión de diferentes actores importantes para el objeto de evaluación (egresados, empleadores, alumnos, profesores u otros que se definan). Se elaborará el informe y se dará la posibilidad de réplica al objeto de evaluación. Finalmente, se entregará un informe de evaluación final con el dictamen.
    • El CEAI acompañará a los evaluados en todo el proceso.

    El proceso de evaluación del  CEAI  se mejora a través de la metaevaluación del sistema, a fin de garantizar la mejora continua y calidad de las evaluaciones que realice.

     

    Etapas del proceso

    1-Solicitud del proceso de evaluación

     

    El proceso de evaluación para la acreditación comienza con la solicitud por parte del candidato, ya sea una IES o un programa académico, a la Secretaría Ejecutiva del CEAI. Esta etapa se divide en dos partes:

    La primera, es el contacto inicial en que el candidato muestra su interés por el proceso y da a conocer al CEAI sus principales características, para lo cual le hace llegar:

    Para la IES:

    • La certificación de que la institución se encuentra funcionando legalmente y cuenta con la debida autorización conferida por el ente competente según las normas de cada país.
    • Un informe general sintético que contiene la caracterización de la institución: Misión, programas académicos de pre y posgrado y especifica los acreditados, número de estudiantes por nivel educativo, número de profesores (dedicación y títulos académicos), distribución geográfica y caracterización de las distintas sedes en caso de tenerlas, y cualquier otra información que la institución considere importante darse a conocer.

    Para el programa académico:

    • La certificación de que la institución se encuentra funcionando legalmente y cuenta con la debida autorización conferida por el ente competente según las normas de cada país.
    • Un informe general sintético que contiene la caracterización del programa académico en la institución: Misión, programa, especificando si ha sido acreditado, número de estudiantes, número de profesores (dedicación y títulos académicos), distribución geográfica y caracterización de las distintas sedes en caso de tenerlas, y cualquier otra información que considere importante darse a conocer.

    La Junta Directiva del CEAI, realiza el análisis de la información y le hace llegar al candidato su opinión sobre la solicitud de evaluación.

    La segunda etapa inicia, en caso de proseguir el proceso, con el envío del representante legal candidato a la Secretaría Ejecutiva del CEAI la solicitud formal del proceso acompañada por:

    • Resolución del máximo organismo colegiado de la institución para realizar la evaluación con fines de acreditación.
    • El nombramiento del representante que coordinará con la Secretaría Ejecutiva del CEAI la realización del proceso de evaluación.

    La Junta Directiva autorizará el comienzo del ejercicio de la autoevaluación.

     

    2-Elaboración del informe de autoevaluación

     

    De ser requerido por el candidato, el CEAI asignará un equipo asesor de acompañamiento que apoye la comprensión del modelo y aspectos técnicos de la autoevaluación, para lo cual deberá hacer llegar por correo electrónico a la Secretaría Ejecutiva la solicitud formal firmada por la instancia pertinente. El trabajo de acompañamiento que se realizará será en línea o a través de algún medio que permita la efectiva interacción a distancia.

    La autoevaluación es un ejercicio de carácter participativo de la comunidad universitaria y abarcará los resultados del candidato en los últimos cinco años. Es el proceso de estudio de la institución o el programa académico el que incluye todos sus niveles organizativos y programas, diseñado y conducido por sus propios actores y contiene la identificación de los principales logros, dificultades e insuficiencias y las principales direcciones para su desarrollo actual y prospectivo.

    El informe de autoevaluación integra los resultados de los procesos autoevaluativos de las diferentes instancias sobre la base de la Guía para la autoevaluación institucional o de programa de carrera establecida y debe tener características específicas, así como una estructura particular, detallado respectivamente en cada documento según sea el caso.

    El candidato hace llegar a la Secretaría Ejecutiva el informe de autoevaluación. Este informe será revisado y, en caso de contar con los requerimientos técnicos solicitados, se remitirá a la Junta Directiva. La documentación adicional que deberá enviar el candidato a la Secretaría Ejecutiva  y que acompañará al informe de autoevaluación será:

    1. La aprobación del informe de autoevaluación del candidato por la instancia pertinente.
    2. El compromiso explícito del candidato de que facilitará a los evaluadores externos el acceso sin restricciones a la información necesaria para la evaluación externa y asumirá los costos que se establezcan en el convenio que se suscribirá con el CEAI.
    3. La información general sobre el candidato: estatutos y reglamentos del régimen académico y administrativo; plan de desarrollo institucional si lo tuviera, políticas institucionales y cualquier otra información que la institución solicitante crea conveniente o necesaria para que el Grupo de Pares Evaluadores (GPE) se forme una imagen tan completa como sea posible.

     

    3-Análisis de la autoevaluación por parte del CEAI

     

    La Secretaría Ejecutiva verificará la documentación solicitada y las condiciones técnicas del informe de autoevaluación y, de ser aceptado el informe, se notificará al candidato que se inicia el proceso de análisis del mismo por parte de la Junta Directiva,  la que después emitirá una opinión sobre el candidato en la que determinará si está en condiciones de recibir la visita de evaluación externa o entrar en preparación para la misma atendiendo el plan de fortalecimiento que incluye el informe de autoevaluación.

    Aprobada la autoevaluación, la Junta Directiva conformará los integrantes del Grupo de Pares Evaluadores para realizar la visita de evaluación. Cabe resaltar que la constitución del GPE se realiza para cada proceso y tendrá una composición que dependerá de la magnitud y las características de los que serán evaluados. Además, se designará un coordinador que será responsable del proceso evaluativo y una persona que integrará la información de la evaluación externa y redactará el informe.

    En caso de que el candidato esté en condiciones de recibir la visita de evaluación externa, se puede aceptar el informe o sugerir los cambios necesarios para ajustarse a lo establecido en la Guía para la autoevaluación institucional, de modo que, en un lapso máximo de 30 días realice los cambios pertinentes. La notificación de la solicitud de cambios al informe de autoevaluación la realizará la Secretaría Ejecutiva al candidato. Aceptado el informe de autoevaluación se procederá a la preparación de la visita del GPE.

    La razón para no estar en condiciones de recibir la visita de evaluación externa estará determinada por el incumplimiento o cumplimiento parcial de los criterios e indicadores del modelo de evaluación del CEAI, ya sea de una institución o un programa académico. En este caso, el siguiente paso es llevar a cabo las acciones necesarias a fin de poder atender las áreas de oportunidad detectadas. Luego el candidato enviará un nuevo informe de autoevaluación que evidencie los cambios realizados para solicitar nuevamente la visita de evaluación externa.

     

    4- Preparación de la visita de pares evaluadores (evaluación externa)

     

    Cuando el informe de autoevaluación sea aprobado, el GPE tiene la responsabilidad de evaluarlo y determinar las evidencias que lo sustenten y las requeridas, a fin de elaborar el informe escrito de la visita de evaluación externa. El coordinador del GPE, presentará ante la Secretaría Ejecutiva el informe con las valoraciones hechas y una propuesta de agenda general de trabajo (temas, actividades y duración de la visita de evaluación externa). Posteriormente, el coordinador del GPE hará llegar al candidato la agenda para acordar su versión final.

    Al momento de recibir el candidato la agenda final, deberá ponerse en contacto con la Secretaría Ejecutiva para determinar la logística de la evaluación en el lugar, virtual o híbrida.

    El candidato asignará espacios adecuados dentro de sus instalaciones para el trabajo del GPE con la privacidad y el equipamiento necesario. Los evaluadores tendrán a disposición las evidencias del proceso evaluativo que les soliciten y además  aquellas que el candidato considere pertinente.

    Se desarrollarán entrevistas a los diferentes actores de la institución o programa académico candidato a la evaluación, que estarán determinadas en la agenda de trabajo. Los pares evaluadores podrán entrevistar a otros actores, cuando lo consideren oportuno.

     

    5- Visita de evaluación de los pares

     

    El GPE se reunirá un día antes del inicio de la visita de evaluación, a fin de tratar detalles en cuanto al trabajo que será desarrollado en el proceso evaluativo.

    Se recomienda que la realización de una reunión de inicio formal con la participación de las autoridades de la IES, los responsables de la Evaluación interna (autoevaluación) y el Grupo de Pares Evaluadores.

    La duración de la visita y las actividades a realizar serán las señaladas en la agenda de trabajo, con posibilidades de extensión sólo en casos excepcionales.

    En la visita la IES garantizará las facilidades para el desplazamiento de los evaluadores por sus instalaciones y, en caso de ser necesario, atenderán a las solicitudes de información adicional.

    Al finalizar la visita, el GPE se reunirá con los responsables de Evaluación Interna y autoridades de la IES, para dar un informe verbal sobre las actividades realizadas en la visita y comentar brevemente algunos aspectos generales significativos que resulte conveniente destacar en relación con las principales fortalezas y oportunidades de mejora.

     

    6-Informe de evaluación y dictamen de acreditación

     

    Con posterioridad a la visita, en un plazo no mayor a 15 días hábiles el GPE entrega a la Secretaría Ejecutiva el Informe Preliminar, el cual se remitirá a la IES para su conocimiento y para que formule sus observaciones en un plazo no mayor a 10 días hábiles luego de haber recibido el documento.

    La Junta Directiva, con la retroalimentación de la IES y en consulta con el GPE, elaborará el dictamen y entregará el resultado del proceso. Si la Junta Directiva acepta las observaciones, podrá resolver ampliar la revisión de los aspectos en los que haya discrepancia y la Secretaría Ejecutiva podrá organizar una visita sumaria y complementaria a la brevedad posible.

    Una vez elaboradas las versiones finales del Informe de Evaluación y el Dictamen de Acreditación, la Junta Directiva se las hará llegar a la IES.

    Cuando el resultado del dictamen es Acreditación en Proceso, el candidato puede solicitar a la Junta Directiva acompañamiento para elaborar un plan de mejoramiento. En ese caso, el candidato podrá reiniciar el proceso para obtener la Acreditación.

    La condición de Acreditación en Proceso tendrá una temporalidad de dos años. Al cabo de ese tiempo la institución o el programa académico quedarían fuera del proceso de acreditación.

    En el caso de los candidatos que carecen de elementos mínimos para ser acreditados y deciden no continuar, se registra su decisión y quedan fuera del proceso.

    La condición de Acreditado tiene una temporalidad de seis años. Las IES interesadas en mantener esa condición deben solicitar la reacreditación seis meses antes de que expire.